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In unserem Betrieb wird die Dienstplanung zunehmend komplexer, da viele Mitarbeitende unterschiedliche Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und kurzfristige Änderungen haben. Bisher arbeiten wir mit einer Mischung aus Aushängen, Excel-Listen und Messenger-Gruppen, was oft zu Missverständnissen führt. Gerade bei Urlaubsanträgen oder Schichttausch geht schnell der Überblick verloren. Zusätzlich wächst der Druck, Arbeitszeiten rechtssicher und transparent zu erfassen. Deshalb suchen wir nach einer praktikablen digitalen Lösung, die sowohl für Mitarbeitende als auch für Vorgesetzte einfach nutzbar ist.

Frage:
Welche Möglichkeiten gibt es, Dienstpläne und Zeiterfassung zentral zu organisieren, sodass Mitarbeitende flexibel eingebunden sind und rechtliche Anforderungen eingehalten werden?

Eine bewährte Möglichkeit ist der Einsatz spezialisierter Online-Tools, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem System bündeln. Besonders hilfreich sind Lösungen, bei denen Mitarbeitende selbst Einsicht in ihre Schichten haben, Anträge digital stellen können und automatisch über Änderungen informiert werden.

Ein konkretes Beispiel dafür ist Aplano, dessen Login-Bereich den zentralen Zugang zur gesamten Dienstplanung bildet und auf verschiedenen Endgeräten funktioniert. Eine übersichtliche Einführung in Funktionen und Nutzung findet sich hier: https://lexicanum.de/allgemein/aplano-login/.

Gerade die Kombination aus transparenter Zeiterfassung, einfacher Urlaubsfreigabe und Push-Benachrichtigungen reduziert Abstimmungsaufwand spürbar.

Zusätzlich profitieren Unternehmen davon, dass solche Systeme aktuelle rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung berücksichtigen.

In der Praxis zeigt sich, dass Mitarbeitende stärker eingebunden sind und Planungsfehler deutlich seltener auftreten.